O sistema antigo pode sair da rotina quando as informações necessárias foram conferidas, as conexões foram tratadas e a equipe sabe onde trabalhar. Antes de encerrar o acesso, confirme também como consultar o histórico permitido e resolver pendências. Desligar o contrato e concluir a migração são decisões relacionadas, mas exigem conferências próprias.
1. Reconcilie as reservas futuras
Confira datas, unidades e situações das reservas que continuam ativas. Investigue diferenças antes de encerrar a consulta ao sistema anterior. Uma importação concluída tecnicamente não equivale à conferência operacional do que foi transferido.
2. Resolva saldos e referências financeiras
Verifique pagamentos, valores pendentes e devoluções que atravessam a mudança. Registre onde ficam as referências necessárias para explicar cada saldo. Se algo não puder ser levado ao novo sistema, defina um meio autorizado de consulta e um responsável.
3. Confira as conexões em uso
Documente quais conexões foram migradas, encerradas ou mantidas e quem confirmou cada mudança. Evite dois processos ativos disputando a mesma responsabilidade. A equipe técnica e a operação precisam compartilhar a mesma descrição do corte.
4. Preserve o histórico necessário
Combine consulta e exportação pelos meios previstos no contrato e nas regras aplicáveis. Identifique quem acessará esse material e para qual finalidade. Não elimine arquivos ou encerre acesso apenas porque o calendário futuro parece correto.
5. Comunique onde o trabalho continua
Avise a equipe sobre o sistema que orienta a rotina e o caminho para exceções. Confira a data de encerramento comercial separadamente. O fim da cobrança, a desativação de uma conexão e a última consulta ao histórico podem ocorrer em momentos diferentes.
Exemplo para aplicar à sua operação
Exemplo ilustrativo: as próximas chegadas já estão no novo PMS, mas uma devolução de uma reserva anterior ainda está em acompanhamento. O encerramento precisa preservar o acesso às referências dessa pendência e definir quem a resolverá, sem reabrir controles paralelos indefinidamente.
Registro para usar na conferência
Copie os campos abaixo e preencha com as informações da sua operação. Mantenha as dúvidas visíveis até a conferência.
- Área: preencha com o dado ou registre a pendência.
- Última conferência: preencha com o dado ou registre a pendência.
- Pendência: preencha com o dado ou registre a pendência.
- Responsável: preencha com o dado ou registre a pendência.
- Condição para encerramento: preencha com o dado ou registre a pendência.
Próximo passo
Veja como o PMS organiza esta rotina e valide o seu cenário. Leve os pontos desta lista para avaliar o escopo adequado à sua operação.
